¿Las auditorías anuales deben iniciarse antes o después que los libros contables hayan sido cerrados y empastados?

Hace algunos días, recibí la consulta de una Administradora de una ONGD del extranjero, respecto del porqué una auditoría institucional debía ser llevada a cabo una vez que los libros contables estaban “cerrados y empastados” y que la Declaración Jurada Anual de Impuesto a la Renta haya sido presentada. Su preocupación radicaba en que una vez cerrada la contabilidad y presentada la referida declaración jurada no había “nada que hacer” si es que el auditor encontraba un error, razón por la cual, el Dictamen de auditoría de su institución, todos los años contenía los errores detectados por la auditoría y que no pudieron ser corregidos. Adicionalmente a esto, en cada auditoría tiene que “levantar” los hallazgos del auditor correspondientes al año anterior. La funcionaria explicaba, que los “hallazgos” de auditoría consignados en el Dictamen del auditor, bien pudieron haber sido levantados corrigiendo la contabilidad oportunamente, y que venía teniendo problemas con el representante de su Institución y con su matriz en el extranjero, pues esta situación se constituía en un demérito para su calificación respecto de la transparencia y aplicación de buenas prácticas de las ONGD en su país.

A las preocupaciones arriba descritas, queremos añadir, que una Auditoría financiera de una Institución tiene fines positivos y propositivos, es decir que la intención no es emitir Dictámenes de auditoría plagados por observaciones, sino más bien es acompañar a la ONGD en el proceso de detectar los errores y de corregirlos oportunamente. Dicho esto, es claro que somos de la opinión que las auditorías deben ser iniciadas antes de cerrar los libros contables. Claro está, que el Auditor tiene que asegurarse que los libros de contabilidad estén cerrados antes de entregar su Dictamen de auditoría.

Más aun, la auditoría podría desdoblarse en dos visitas, una preliminar y una final, la primera de ellas debe llevarse a cabo antes del cierre del ejercicio, sobre estados financieros de fecha intermedia, con el propósito de anticipar la detección de hallazgos para su oportuna corrección, para evaluar el sistema de control interno de la Institución y así presentar recomendaciones para mejorarlo y para adelantar el trabajo de auditoría, que sería “rematado” en la visita final.